เนื่องจากการปิด ISDN และ PSTN การโยกย้ายไปยังระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ใช้ IP ได้กลายเป็นเทรนด์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ จากนั้นบริษัทต่างๆ จะต้องเผชิญกับทางเลือกระหว่างการปรับใช้ในสถาน (Hardware IP-PBX) ที่หรือบนคลาวด์ (Cloud PBX)  ทั้ง 2 ทางเลือก มีความแตกต่างพื้นฐานตลอดจนข้อดีและข้อเสียของแต่ละตัวเลือก และข้อควรพิจารณาจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ

เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล เราจะพิจารณาคำถามสำคัญ 5 ข้อที่คุณควรถามเมื่อเลือกระหว่างระบบ PBX ในองค์กรและระบบคลาวด์ ก่อนที่เราจะเริ่มต้น มาดูการปรับใช้ 2 รายการนี้กันก่อน

IP-PBX ในสถานที่
ด้วยโซลูชันเสียงภายใน ฮาร์ดแวร์ได้รับการติดตั้งและทำงานในสถานที่ที่สำนักงานหรือศูนย์ข้อมูลของคุณ คุณซื้อและเป็นเจ้าของฮาร์ดแวร์ระบบโทรศัพท์ ระบบเครือข่าย อุปกรณ์เซิร์ฟเวอร์ และอื่นๆ และเจ้าหน้าที่ไอทีของคุณจะดูแลการอัปเดตและการบำรุงรักษาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบ การโทรจะถูกกำหนดเส้นทางผ่านสายโทรศัพท์แบบเดิม (ISDN, PSTN, GSM) เช่นเดียวกับการเดินสาย SIP

ประโยชน์ของ PBX ภายในองค์กร
มีเหตุผลที่น่าสนใจหลายประการในการปรับใช้โซลูชัน PBX ภายในองค์กร หากคุณกำลังชั่งน้ำหนักประโยชน์ของ PBX ที่จัดเก็บและบำรุงรักษาในสถานที่ของคุณแทนที่จะโฮสต์โดยผู้ให้บริการของคุณ ต่อไปนี้คือข้อโต้แย้งที่สนับสนุนสิ่งนั้น

• Premise PBX มีต้นทุนที่ต่ำกว่าในระยะยาว
• ศักยภาพในการลดต้นทุนผ่านระบบเดินสาย
• การเป็นเจ้าของระบบเครือข่ายและเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง และทำให้ระบบอยู่ในองค์กรช่วยให้ควบคุมได้มากขึ้น
• IP PBX ช่วยให้สามารถโทรออกได้แม้ว่าอินเทอร์เน็ตจะหยุดทำงาน
• ความสามารถเพิ่มเติมในการกำหนดระดับความปลอดภัยที่จะตอบสนองความต้องการของคุณ
• ทีมรักษาความปลอดภัยด้านไอทีของคุณอาจต้องการ PBX ภายในองค์กร เพื่อให้สามารถใช้โซลูชันของตนเองได้

Cloud PBX
ระบบ PBX แบบคลาวด์ถูกส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ตทั้งหมดและจัดการโดยผู้ให้บริการนอกสถานที่โดยสมบูรณ์ อุปกรณ์เดียวที่คุณต้องซื้อคือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ คุณสามารถควบคุมระบบได้ในขณะที่ผู้ให้บริการโฮสต์ให้บริการเสียงและดำเนินการอัปเดตและบำรุงรักษาทั้งหมด โซลูชันเสียงที่โฮสต์ส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการตามการสมัครรับข้อมูลเป็นแพ็กเกจแบบนาทีหรือเป็นนาที

ประโยชน์ของ Cloud PBX
บริษัทของคุณควรเลือกใช้ระบบโทรศัพท์ PBX บนคลาวด์หรือไม่ มีคุณสมบัติที่น่าสนใจมากมายที่นี่อย่างแน่นอน พิจารณาข้อดีบางประการที่คุณอาจได้รับอย่างละเอียดยิ่งขึ้น:

• ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการตั้งค่า
• คุณสามารถเพิ่มและทำให้ใช้งานได้เกือบจะในทันที
• ความยืดหยุ่นของอุปกรณ์ที่ดีที่สุดบางอย่างทำให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อผ่านเดสก์ท็อป สมาร์ทโฟน หรือโทรศัพท์ VoIP
• ทรัพยากรฮาร์ดแวร์น้อยลงเพื่อจัดการในสถานที่
• ต้นทุนที่ต่ำกว่าเป็นพิเศษ
• โซลูชันที่มีคุณลักษณะหลากหลาย
• หนึ่งในโซลูชั่นที่ปรับขนาดได้มากที่สุด

วิธีการเลือกระหว่าง PBX ภายในองค์กรหรือ Cloud PBX
ในการตัดสินใจระหว่างการรักษาการสื่อสารทางโทรศัพท์ของคุณในสถานที่หรือ Cloud  คุณต้องประเมินความต้องการทางธุรกิจของคุณและคาดการณ์เกี่ยวกับการเติบโตของคุณ พนักงานปัจจุบันของคุณคืออะไร? แผนกไอทีของคุณมีทักษะในการจัดการระบบการสื่อสารภายในองค์กรหรือไม่? คุณจะดีกว่าถ้าจ้างสนับสนุนและบำรุงรักษา? แล้วการรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่หรือการสื่อสารแบบรวมศูนย์ล่ะ การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันจะช่วยคุณในการพิจารณาว่า PBX ภายในองค์กรนั้นดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณหรือโซลูชันที่โฮสต์คือคำตอบ

ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่คุณควรพิจารณาเพื่อช่วยในการพิจารณาว่า PBX ประเภทใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากกว่า

1. งบประมาณและรูปแบบการกำหนดราคาที่คุณต้องการคืออะไร
ความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งระหว่าง on-premises และ cloud PBX คือค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

โดยปกติแล้ว Cloud PBX จะอยู่ภายใต้โมเดล OpEx โดยมีค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปีที่ถูกกว่า ต้นทุนอุปกรณ์เริ่มต้นต่ำ และค่าติดตั้ง ซึ่งหมายความว่าใช้เงินน้อยลงในการเริ่มต้น ไม่มีค่าบำรุงรักษาที่เกี่ยวข้อง ผู้ให้บริการโทรคมนาคมมักจะเสนอแผนการสมัครสมาชิกหลายแบบพร้อมใบอนุญาต คุณสมบัติ และแพ็คเกจนาทีที่แตกต่างกัน

สำหรับตัวเลือกภายในองค์กร คุณต้องชำระเงินล่วงหน้าเต็มจำนวนสำหรับฮาร์ดแวร์และการ์ดอินเทอร์เฟซ (หากจำเป็น) เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นเจ้าของระบบอย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม ยังช่วยให้คุณประหยัดจากความเสี่ยงในการขึ้นค่าธรรมเนียม และหมายถึงค่าใช้จ่ายรายเดือนที่ต่ำลงหลังจากครอบคลุมค่าใช้จ่ายแล้ว

มักจะดีกว่าสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่จะซื้ออุปกรณ์ของตนเองล่วงหน้า ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กมักจะชอบจ่ายเงินแบบสมัครสมาชิก

2. คุณต้องการควบคุมระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณอย่างเต็มที่หรือไม่?
เมื่อคุณติดตั้งระบบ PBX ในสถานที่ คุณจะสามารถควบคุมการสื่อสารทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่ อาจเหมาะกว่าสำหรับบริษัทที่มีความต้องการด้านการสื่อสารที่ซับซ้อนและไม่หยุดนิ่ง เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ นอกจากนี้ หากบริการอินเทอร์เน็ตล่ม พวกเขายังสามารถพึ่งพาสายโทรศัพท์แบบเดิมเพื่อให้แน่ใจว่าบริการหยุดชะงักน้อยที่สุด

หากคุณเลือกใช้โซลูชันบนระบบคลาวด์ ความรับผิดชอบในการใช้งาน PBX จะขึ้นอยู่กับบุคคลที่สาม ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีทรัพยากรน้อยกว่า ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นคือผู้ให้บริการอาจล้มเหลวในการให้บริการตามคุณภาพที่สัญญาไว้

กล่าวโดยสรุป คือ ทางเลือกระหว่างการควบคุมและความรับผิดชอบ การควบคุมระบบที่มากขึ้นเท่ากับความรับผิดชอบที่มากขึ้นในการบำรุงรักษาและจัดการระบบ

3. คุณมองเห็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในระดับบุคลากรหรือไม่?
ในแง่ของการขยายระบบ โดยทั่วไปแล้วระบบโทรศัพท์บนคลาวด์จะปรับขนาดได้มากกว่าระบบภายในองค์กร Cloud PBX มอบโซลูชันที่ยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับธุรกิจที่มีการเติบโตหรือลดจำนวนพนักงานตลอดอายุของระบบ การเพิ่มขึ้นและลดลงของส่วนขยายโทรศัพท์สามารถทำได้ทันที และธุรกิจต่างๆ จะจ่ายเฉพาะสิ่งที่ต้องการเท่านั้น

4. คุณมีสำนักงานหลายแห่งหรือพนักงานที่อยู่ห่างไกลหรือไม่?
ระบบ Cloud PBX สามารถรวมสำนักงานใหญ่กับสำนักงานระยะไกลและพนักงานทางไกลจำนวนหนึ่งโดยรวมส่วนขยายโทรศัพท์ของพนักงานทุกคนไว้ในระบบเดียว

สำหรับ PBX ในองค์กร แน่นอนว่ามีความสามารถในการจัดการผู้ใช้ระยะไกลและสำนักงานหลายแห่ง แต่เมื่อเปรียบเทียบกับโซลูชันบนคลาวด์แล้ว อาจซับซ้อนและมีราคาแพงกว่าเล็กน้อย

เนื่องจากการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่งกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ ขณะนี้โซลูชันสำหรับองค์กรและระบบคลาวด์จำนวนมากสามารถให้ทั้งโทรศัพท์เคลื่อนที่และซอฟต์โฟนเดสก์ท็อป ตลอดจนชุดคุณลักษณะ UC ที่ครอบคลุม รวมถึง VoIP การประชุม การทำงานร่วมกัน การส่งข้อความแบบรวมศูนย์ และอื่นๆ อย่าลืมนำมาพิจารณาหากธุรกิจของคุณดำเนินการในหลายพื้นที่และมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ เนื่องจากจะช่วยเพิ่มความสะดวกและประสิทธิภาพได้อย่างมาก

5. เจ้าหน้าที่ไอทีของคุณสามารถบำรุงรักษาระบบได้หรือไม่?
ด้วยการปรับใช้ในสถานที่ ความรับผิดชอบในการติดตั้ง อัปเกรด และบำรุงรักษาทั้งหมดตกอยู่ที่ไหล่ของพนักงานไอทีของคุณ ดังนั้นก่อนที่จะซื้อ PBX แบบมีสถานที่ตั้ง ธุรกิจต่างๆ ควรประเมินจุดแข็งด้านไอทีของตน คุณมีช่างเทคนิคที่มีความเชี่ยวชาญที่จำเป็นในการจัดการงานเหล่านั้นทั้งหมดหรือไม่? นอกจากนี้ ธุรกิจบางแห่งอาจมีทรัพยากรด้านไอทีที่สามารถจัดการระบบโทรศัพท์ขององค์กรได้อย่างเต็มที่ แต่จะจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่สร้างรายได้มากกว่า

ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์บนคลาวด์นั้นขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการในการจัดการระบบ ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพที่ขาดความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคหรือทรัพยากร ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาเครือข่ายใดๆ

ความคิดสุดท้าย
ทั้ง PBX ภายในองค์กรและคลาวด์เป็นระบบโทรศัพท์ของบริษัทที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้ซึ่งให้ประโยชน์ที่แตกต่างกัน ในขณะที่แต่ละระบบอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับความต้องการด้านการสื่อสารที่เฉพาะเจาะจง เมื่อต้องเลือกระหว่างตัวเลือกเหล่านี้ มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา เช่น ขนาดของธุรกิจของคุณ จำนวนสำนักงานระยะไกล ระดับความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคของคุณ ความอดทนในการพึ่งพาผู้ให้บริการ และอื่นๆ